Politika privatnosti

Ova politika objašnjava kako obrađujemo osobne podatke na stranicama platforme ISTOK (naistoku.hr) i programa AI klinika (aiklinika.naistoku.hr). Pišemo je običnim jezikom. Navodimo i obrade koje uvodimo postupno (glasanje za teme meetupa, prijava predavača): one počinju tek kad odgovarajući obrazac bude objavljen na stranici.

Tko je voditelj obrade

KAIZEN, obrt za savjetovanje, vl. Tina Mihalj Majsan, Gornji Zvečaj, Gornji Zvečaj 100 e

• Sjedište: Gornji Zvečaj 100 e, 47262 Generalski Stol
• MBO: 98438123
• E-pošta za sva pitanja i zahtjeve: info@kaizen.hr

Koje podatke obrađujemo, zašto i na kojoj osnovi

Svaku svrhu obrađujemo odvojeno: svaka ima vlastitu privolu, a jedna ne uključuje drugu. Kvačice za privolu nikad nisu unaprijed označene.

• Predbilježba za AI kliniku ili webinar i obavijesti o terminima. Podaci: ime i prezime, naziv tvrtke ili obrta, e-mail i, ako ga navedete, telefon. Osnova je vaša privola (čl. 6. st. 1. t. a Opće uredbe o zaštiti podataka, GDPR). Kvačicom izjavljujete i da imate najmanje 16 godina.
• Sudjelovanje i potvrda o sudjelovanju, uključujući javnu provjeru potvrde. Podaci: ime i prezime, naziv tvrtke ili obrta, prisutnost na terminima i broj potvrde. Osnova je ugovorni odnos, odnosno radnje na vaš zahtjev prije sklapanja ugovora (čl. 6. st. 1. t. b GDPR-a): tražite sudjelovanje i potvrdu o njemu.
• Bilten ISTOK, uključujući podsjetnike o događajima. Podaci: e-mail i, neobavezno, ime. Osnova je vaša privola, koju potvrđujete poveznicom iz e-maila.
• Glasanje za teme meetupa. Podaci: e-mail i odabrane teme. Osnova je vaša privola, koju potvrđujete poveznicom iz e-maila.
• Prijava predavača. Podaci: ime i prezime, naziv tvrtke (neobavezno), e-mail i tema. Osnova je vaša privola. Ime, ulogu i fotografiju javno prikazujemo samo uz vašu izričitu suglasnost.
• Dokaz o povučenoj privoli. Kad povučete privolu, zadržavamo zapis o njoj kao dokaz (vidi odjeljak o rokovima). Osnova je naš legitimni interes da dokažemo što smo i kada radili uz vašu privolu (čl. 6. st. 1. t. f GDPR-a).
• Sigurnost stranica. Ograničavamo broj zahtjeva da spriječimo zlouporabu obrazaca. Pritom ne spremamo vašu IP adresu nego njezin jednosmjerni oblik (HMAC) s dnevno promjenjivom solju, a za obrasce i jednosmjerni oblik vaše e-mail adrese. To je pseudonimizirani, a ne anonimni podatak. Briše se u 24 sata. Osnova je naš legitimni interes (čl. 6. st. 1. t. f GDPR-a).
• Dopisivanje na info@kaizen.hr. Podaci: vaša e-mail adresa i sadržaj poruke. Koristimo ih da vam odgovorimo. Osnova je naš legitimni interes da odgovorimo na upit, a kad tražite ostvarivanje svojih prava, naša pravna obveza.

Ne tražimo OIB, adresu stanovanja ni datum rođenja. Ne obrađujemo posebne kategorije osobnih podataka.

Ne donosimo odluke isključivo automatiziranom obradom niti izrađujemo profile (automatiziranog odlučivanja u smislu čl. 22. GDPR-a nema).

Koji su podaci obavezni

Za predbilježbu su obavezni ime i prezime, naziv tvrtke ili obrta i e-mail te vaša privola. Bez tih podataka ne možemo zaprimiti predbilježbu. Telefon nije obavezan: ako ga navedete, koristimo ga isključivo za hitne promjene termina, a ako ga ne navedete, o promjenama termina obavještavamo vas samo e-mailom.

Za bilten je obavezan samo e-mail, a ime je neobavezno. Za glasanje je obavezan samo e-mail. Za prijavu predavača su obavezni ime i prezime, e-mail i tema.

Tko prima vaše podatke

Našička razvojna agencija NARA i Grad Našice. Ako se program AI klinike održi, popis polaznika (ime i prezime, naziv tvrtke ili obrta, program, termini prisutnosti i broj potvrde) mogu dobiti NARA i Grad Našice radi provedbe programa i izvještavanja. Ne dobivaju vaš e-mail ni telefon. Popis predajemo tek nakon što s njima bude sklopljen sporazum. Pravnu osnovu te predaje utvrdit ćemo sporazumom s njima i navesti je u ovoj politici prije prve predaje, kao i njihovu ulogu u obradi (zasebni ili zajednički voditelji obrade). Do tada im ne predajemo nikakve podatke.

Svatko tko zna broj vaše potvrde. Na stranici za provjeru potvrde vidi se vaše ime i prezime, program i razdoblje, a potvrdu je moguće preuzeti u PDF-u s nazivom vaše tvrtke ili obrta. Broj potvrde sadrži nasumične znakove i kontrolni znak, pa ga nije moguće pogađati.

Naši izvršitelji obrade. Podatke u naše ime obrađuju sljedeći pružatelji, s kojima imamo ugovor o obradi podataka:

• Supabase — baza podataka, prijava administratora i pohrana datoteka. Podaci su u Frankfurtu (EU).
• Vercel — poslužiteljski hosting. Funkcije se izvršavaju u Frankfurtu (EU), ali se pristupni zapisi i metapodaci zahtjeva, uključujući IP adresu posjetitelja, obrađuju u SAD-u.
• Lettermint — slanje e-pošte, Nizozemska (EU). Pružateljevi podizvršitelji izvan EU (Slack i Stripe) obavljaju podršku i naplatu, bez sadržaja naših poruka.
• Google Workspace (Google LLC, SAD) — sandučić info@kaizen.hr. Svaka poruka koju pošaljete na tu adresu, i naš odgovor, obrađuje se kod Googlea u SAD-u.

Drugima vaše podatke ne predajemo.

Prijenos podataka izvan EU

Dva prijenosa idu izvan Europske unije, u SAD:

• zapisi i metapodaci zahtjeva na Vercelu (IP adresa posjetitelja u pristupnim zapisima),
• sandučić info@kaizen.hr na Google Workspaceu (e-mail adrese i sadržaj poruka koje nam pišete).

Prijenos se temelji na ugovoru o obradi podataka s pružateljem i standardnim ugovornim klauzulama te na okviru EU-SAD za privatnost podataka (Data Privacy Framework).

Koliko dugo čuvamo podatke

• Nepotvrđenu privolu (bilten, glasanje) i nepotvrđen glas brišemo nakon 7 dana.
• Predbilježbu za program koji se ne održi brišemo 30 dana nakon obavijesti o otkazivanju programa, koju vam šaljemo e-poštom.
• Predbilježbu osobe koja nije sudjelovala u programu koji se održao brišemo 6 mjeseci nakon završetka programa.
• Podatke polaznika (predbilježba i prisutnost) brišemo 12 mjeseci nakon završetka programa. Potvrda o sudjelovanju ostaje, uz rok naveden u nastavku.
• Potvrdu o sudjelovanju (kopiju vašeg imena i prezimena, naziva tvrtke ili obrta, programa i razdoblja te broj potvrde) čuvamo 5 godina od izdavanja. Zakon taj rok izravno ne propisuje. Čuvamo je jer je potvrda dokaz vašeg sudjelovanja u programu, koji vam može trebati prema poslodavcu ili naručitelju, a i radi izvještavanja o provedbi programa. Pet godina odgovara općem roku zastare potraživanja. Nakon isteka roka brišemo osobne podatke s potvrde, a njezin broj ostaje kao istekao.
• Privolu za bilten čuvamo dok je ne povučete. Ako tri godine nema nikakve aktivnosti, pitat ćemo vas želite li ostati, a bez odgovora privolu brišemo.
• Vezu glasa s vašom e-mail adresom brišemo 30 dana nakon zatvaranja glasanja.
• Prijavu predavača brišemo 24 mjeseca nakon prijave ili ranije, kad je povučete. Javni prikaz predavača uklanjamo 24 mjeseca nakon događaja.
• Zapis o povučenoj privoli, uključujući odustajanje od predbilježbe, čuvamo 3 godine od povlačenja.
• Kontakt koji nema nijednu aktivnu privolu ni važeću potvrdu 30 dana nakon toga minimiziramo: brišemo e-mail, ime, naziv tvrtke i telefon, a ostaje samo jednosmjerni oblik e-maila (HMAC) i zapisi o privolama, kao dokaz.
• Podatke o ograničenju zahtjeva (sigurnost: jednosmjerni oblik IP adrese i e-mail adrese) brišemo u 24 sata.
• Sigurnosne kopije baze čuvaju se 7 dana, pa obrisani podaci nestaju i iz kopija najkasnije 7 dana nakon brisanja.

Odustajanje od predbilježbe i povlačenje privole

Od predbilježbe možete odustati u svakom trenutku poveznicom „Odustajem od predbilježbe” iz potvrdnog e-maila. Time povlačite privolu, mi brišemo predbilježbu, a kao dokaz zadržavamo samo zapis o privoli (vidi rokove). Ako vam je potvrda o sudjelovanju već izdana, ona ostaje važeća.

Ako vam je netko drugi upisao vašu e-mail adresu, u istom e-mailu postoji poveznica „Nisam ja — obriši”.

Prijavu na bilten otkazujete poveznicom za odjavu u svakom biltenu. Privolu možete povući i porukom na info@kaizen.hr. Povlačenje privole ne utječe na zakonitost obrade prije povlačenja.

Vaša prava

Imate pravo na pristup svojim podacima, ispravak, brisanje, ograničenje obrade i prenosivost podataka te pravo prigovora na obradu koja se temelji na legitimnom interesu. Privolu možete povući u svakom trenutku.

Podatke koje ste već ostavili ne mijenja novi upis u obrascu — ispravljamo ih na vaš zahtjev.

Zahtjev pošaljite na info@kaizen.hr s adrese s koje ste se predbilježili ili prijavili, kako bismo mogli provjeriti da ste to vi. Odgovaramo najkasnije u roku od mjesec dana. Podatke o sebi dobit ćete u strojno čitljivom obliku.

Kod brisanja možete odabrati da obrišemo sve ili sve osim potvrde o sudjelovanju. Ako tražite brisanje svega, potvrdu opozivamo i brišemo kopiju vašeg imena i tvrtke s nje, pa se na provjeri više neće prepoznati kao važeća.

Ako smatrate da obrađujemo vaše podatke protivno propisima, imate pravo podnijeti prigovor Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP), azop.hr.

Kolačići

Ne koristimo kolačiće za praćenje. Nemamo analitiku trećih strana, ugrađeni sadržaj trećih strana ni piksele u e-mailovima, a fontove poslužujemo s vlastite domene. Jedini kolačići su nužni kolačići prijave administratora, koji se ne postavljaju posjetiteljima ovih stranica. Anonimno brojimo klikove na poveznice u biltenu, bez povezivanja s osobom.

Prema Zakonu o elektroničkim komunikacijama (NN 76/22), čl. 43. st. 4., pohrana podataka ili pristup podacima na uređaju korisnika dopušteni su samo uz privolu korisnika, osim kad je to strogo nužno za pružanje usluge koju korisnik izričito traži. Budući da koristimo samo ono što je strogo nužno, stranice nemaju obavijest o kolačićima.

Sigurnost podataka

Podatke štitimo tehničkim i organizacijskim mjerama, među ostalim: veza prema stranicama je šifrirana; administratorski pristup ima samo vlasnica, uz prijavu s drugim faktorom; jednokratne poveznice u e-mailovima u bazi se čuvaju samo kao sažetak (hash); pristup bazi ograničen je pravilima na razini redaka; u zapisima aplikacije ne bilježimo e-mail adrese, telefone ni imena.

U slučaju povrede osobnih podataka postupamo prema propisima, uključujući obavijest AZOP-u u roku od 72 sata kad je to potrebno.

Izmjene ove politike

Politiku možemo izmijeniti. Datum na vrhu stranice („vrijedi od”) pokazuje od kada vrijedi trenutačni tekst. Ako se promjena tiče privola koje ste dali, tražit ćemo novu privolu prije nego što je primijenimo.